فهرست مطالب
اگر کارمند هستید، افزایش بهره وری می تواند کلید ترفیع یا زمان آزاد بیشتر شما باشد. اگر رهبر یک کسب و کار هستید، افزایش بهره وری شرکت شما می تواند حد سودآوری (bottom line) را بهبود دهد و در شرایط رکود اقتصادی به کمک شما بیاید. بنابراین هم مالکان و هم کارمندان می توانند شیوه های کاری خود را بازنگری کنند. علاوه بر این، رهبران کسب و کار می توانندمحیطی را ایجاد کنند و ابزار ضروری و انگیزه هایی به کارمندان بدهند که شامل فناوری هایی است که انعطاف پذیری کارکنان را افزایش می دهد و از هدر دهی زمان مفید کاری می کاهد.
افزایش بهره وری کاری خودتان
از خودتان شروع کنید
اگر می خواهید بهره وری کسب و کارتان را افزایش دهید، هیچ جایی بهتر از روز کاری خودتان نیست. افزایش بهره وری کاری خودتان نه تنها شرکتتان را ارتقاء می دهد، همچنین فونی را به شما می آموزد که می توانید آن ها را به کارمندانتان انتقال دهید.
مهلت هایی تنظیم کنید و به کارمندانتان اطلاع دهید
با تعیین مهلت آغاز-پایان کارها یا پروزه ها، و تنظیم یک مهلت می توانید انگیزه برای سخت تر کارکردن را ایجاد کنید.
در بازه های 90 دقیقه ای کار کنید
تحقیقات نشان می دهد که پس از 90 دقیقه، بهره وری افت می کند. برای بیشینه کردن بهره وری خودتان، در 4 یا 5 جلشه 90 دقیقه ای و استراحتی کوتاه بین آن ها کار کنید.
به طور منظم وقفه ایجاد کنید
مطالعات نشان می دهد که وقفه های و استراحت های کوتاه می تواند به حفظ تمرکز شما کمک کند و از افت عملکردتان بکاهد. حتی اگر خیلی مختصر در حد چند دقیقه و چند بار در یک ساعت توجهتان به کار دیگری جلب شود می تواند به حفظ طولانی مدت تمرکز شما کمک کند.
قانون 2 دقیقه را دنبال کنید
اگر یک کاری که می توانید در 2 دقیقه یا کمتر آن را انجام دیهد، فوری آن را انجام دهید. این کار زمان کمتری می برد تا بعدا بخواهید آن را با تاخیر انجام دهید و استراحتی کوتاه به شما می دهد تا زمانی که به کارتان باز گردید بتوانید تمرکز بیشتری داشته باشید.
از مزیت ارتباطات استفاده کنید
ایمیل، مرور سند ها، فهرست کردن و … کارهای خوبی هستند که در اوقات فراغت می توانید انجام دهید. این کارها را حتی می توانید در زمان هایی که در ایستگاه اتوبوس یا مطب دکتر و .. منتظر هستید انجام دهید.
تمام کارهایی که در روز باید انجام دهید را یادداشت کنید
تمامی کارهایتان را به جای آن که در یک مرحله و به صورت کمال و تمام انجام دهید، با یادداشت کردم و انجام مرحله ای آن را بهبود دهید. یک کار را انجام دهید و اجازه دهید فرد دیگری نگاهی به آن بیندازد یا اینکه در زمان دیگری که ذهنتان خسته نیست مجدد به آن رجوع کنید. زمانی که کاری با در 4 یا 5 مرحله انجام می دهید نتیجه ای بهتری می گیرید تا این که بخواهید تمام کار را یکجا تکمیل کنید.
ایمیهایتان را به صورت موثرتری مدیریت کنید
28 درصد زمان کاری کارکنان اغلب به چک کردن ایمیل هایشان سپری می شود. یعنی 11 ساعت از 40 ساعت کار هفتگی! برای مدیریت بهتر ایمیل ها کارهای زیر را انجام دهید:
برای چک کردن ایمیلهایتان زمان های مشخصی را اختصاص دهید. چک کردن ایمیل مانند کارکردن است و تنها تفاوتش این است که از کارهای دیگر ساده تر است. به جای ان، سعی کنید ایمیلهایتان را 3 بار در روز چک کنید. زمانی که به محل کار رسیدید، بعد از ناهار و قبل از ترک محل کارتان.
از پوشه های استفاده نکنید. ممکن است به نظر سازماندهی شده به نظر آید اما ایجاد پوشه در باکس ایمیلتان کارایی کنتری دارد و به سادگی ایمیل ها را در اینباکس خود دریافت کنید.
از فهرست ایمیل هایی که در آن ها عضو شده اید خارج شوید. به طور میانگین، 50 درصد ایمیلی که کارکنان دریافت می کنند هرزنامه است. اگر چه چند ثانیه طول میکشد تا این ایمیل ها را حذف کنید اما در طولانی مدت زمان زیادی را در این رابطه هدر داده اید.
تکنیک های افزایش بهره وری کسب و کار مشابهی را استفاده کنید. زمانی که فراگرفتید چگونه بهره وری کسب و کار خود را افزایش دهید، می توانید تصمیم بگیرید کدام کار را زودتر انجام دهید.
معافیت های تشویقی ارایه دهید
به کارمندانتان بگویید در بین کار وقفه های کوتاهی جهت استراحت داشته باشند، بنابراین در این وقفه ها برای آن ها جشن تولد بگیرید، فعالیت های هفتگی داشته باشید، ناهار تیمی بخورید!
یک خط مشی را ایمیل کنید
اگر کارمندان بخواهند بلافاصله پاسخ دهند، باید به یکدیگر تلفن بزنند یا همدیگر را ملاقات کنند. انتظار دریافت ایمیل برای پاسخ فوری منجر به چک کردن چندباره ایمیل و هدر دادن زمان می شود. در این رابطه باید سیاست مشخص را اعمال کنید تا زمان کارمندان هدر نشود.
مهلت تعیین کنید
حتی برای پروژه های انتها باز یا طولانی برای ایجاد انگیزه بیشتر در کارکنان مهلت تعیین کنید.
دسترسی به باشگاه ورزشی را برای کارمندانتان آسان کنید
داشتن یک سالن ورزشی و عضویت اتوماتیک کارمندانتان می تواند بهره وری و تمرین فیزیکی را افزایش دهد. همچنین می توانید چالش های ماهیانه ورزشی و تشویق هایی را برای کارمندانتان در نظر بگیرید.
اجازه دورکاری و ساعت های کاری انعطاف پذیر بدهید
مهم نیست یک کار کجا و چه زمانی انجام می شود مهم نتیجه کار است! تحقیقات نشان می دهد کارمندانی که دورکاری می کنند زمان بیشتری را وقف کار می کنند. به کارمندانتان این شانس ا بدهید که در مکان و زمانی که بهره وری بیشتری دارند کار کنند.
قدردانی خود را به کارمندانتان نشان دهید
کارکنانی که از آن ها قدردانی شود انگیزه بیشتر خواهند داشت و بهره وری آن ها بالاتر می رود. در جلسات در حضور افراد دیگر کارمندانتان را تحسین کنید. به آن ها جایزه بدهید. کارمندانی که تقدیر شده اند، اسمشان را در تابلو اعلانات اعلان کنید. اگر کارمندی وقت اضافی بر روی پروژه ای صرف کرد آن را تشخیص دهید و در نظر بگیرید. اگر به سخت کار کردن پاداشت ندهید کارمندانتان سخت کار نخواهند کرد.
یک فرهنگ پاسخگویی ایجاد کنید
اگر کارکنان کار را از خودشان بدانند و بدانند که نتیجه کار به خودشان برمی گردد موشکافانه تر و سخت تر کار خواهند کرد. پاسخگو بودن به معنی شفافیت در جهت گیری های شرکت و چگونگی مشارکت کارمندان در پیش برد اهداف شرکت نیز هست. اگر کاکنان به موضوع کاری خود علاقه مند باشند بسیار سخت تر و بهتر کار خواهند کرد.
کار تیمی را تشویق کنید
کار تیمی کردن می تواند محصول کار شما را با اعمال دیدگاه های مختلف بهبود دهد. همچنین کارکنان را وظیفه شناس تر می کنند چون آن ها تمایل ندارند تیمشان از بقیه تیم ها پایین تر به نظر برسد. سرانجام، کار تیمی کردن از انزوا پیشگیری می کند و اجازه نمی دهد کارکنان احساس نادیه گرفته شدن یا بی اهمیتی داشته باشند.
به کارمندانتان کارهای متنوعی محول کنید
انجام کارهای تکراری و روتین در طولانی مدت به کارمندان و انگیزه آن ها صدمه می زند. تغییر نوع کار و تنظیم کار مثلا فردی و گروهی کار کردن می تواند حس تازگی را در حفظ می کند.
بر روی آموزش سرمایه گذاری کنید
تمامی کارمندانتان از آموزش بهره خواهند برد و آن ها را به کارمندان با ارزش تری تبدیل خواهد کرد. توجه ویژه ای به ناظران(سوپروایزرها) و مدیران میانی داشته باشید چون در حوزه خود قش رهبری را به عهده دارند. آن ها کلید انتقال نقطه نظرات مدیران دست بالا و سازماندهی کار را به شیوه ای موثر به عهده دارند. بنابراین آموزش این افراد برای پست هایی که اشغال کرده اند سبب بهبود بهره وری شرکت خواهد شد.
متعهد به بهبود شوید
برای افزایش متدوام بهره وری، مدیریت باید فرایند ثابتی برای تغییر و اصلاح داشته باشد. این فرایند 4 بخش دارد:
خط پایه و حداقل ها را تعیین کند. اگر محصولات خدمات محور تولید می کنید،درآمد هر ساعت کار چقدر است؟ خدمات پایه ای که پیشنهاد می دهید چیست و معمولا خدمات شما چقدر زمان می برد؟ اگر محصولی را تولید می کنید، چقدر طول می کشد تا محصول تولید شود؟ آیا مواد ورودی اضافی نیز دارید؟ چند درصد محصولاتی که تولید می کنید معیوب است؟
حوزه های قابل بهبود را شناسایی کنید. شاید بخواهید بدون استخدام کارمند کار بیشتری انجام دهید. شاید بخواهید تعداد محصولات معیوب یا مشکل دار را کاهش دهید.
فرایندی برای تغییر و سنجش موفقیت در نظر بگیرید. این فرایند می تواند ماه ها یا سال ها طول بکشد. شما نیاز دارید فرایند های جدیدی را آزمایش کنید تا ببینید آیا آن ها بهبودی را در را در معیارها ایجاد می کنند یا خیر.
در خدمت گرفتن تکنولوژی
فناوری را بخرید که کارها را با کمترین زمان و تلاش انجام دهند
هدف فناوری افزایش راندمان و ذخیره زمان است. بهترین نتیجه با فناوری های پیشرفته و حداقل کارمندان بدست خواهد آمد.
کامپیوترهای مورد نیاز کارکنان را تهیه کنید
کامپیوترهای قدیمی ممکن است از لحاظ اقتصادی مقرون به صرفه باشند اما هر روز زمان زیادی را برای بوت شدن و انجا کارها هدر می دهند. سرمایه گذاری بر روی کامپیوترهای جدید نه تنها در زمان صرفه جویی می کند، به کارکنان شما نشان می دهند حاضرید بهترین ابزار قابل دسترس را در اختیارشان قرار دهید. آن ها در مقابل بیشتر برای شما کار خواهند کرد و نتیجه بهتری حاصل خواهد شد.
فناوری های مورد نیاز کارکنان برای انجام کارها را فراهم کنید
کارکنانی که دورکاری می کنند بهره وری بیشتری را از خود نشان داده اند. روش عالی دیگر برای افزایش بهره وری در اوقات قراغت رفت و آمد ها یا انتظار برای قرار ملاقات هاست. برای استفاده از این فرصت ها باید فناوری های صحیح را استفاده کنید.
لپ تاپ ها- لپ تاپ ها برای دورکاری کارکنان حیاتی هستند اما این در صورتی که است که این کارمندان با کامپیوترها و نرم افزار دفتر خود کار کنند.
تبلت ها و تلفن های هوشمند. آن ها به کارکنان اجازه می دهند ایمل های خود را چک کنند و سندها را ویرایش کنند.
برنامه هایی که با وسایل چندگانه کار می کنند. هر آنچه بر روی کامپیوترهای رو میزی دارید باید بر روی لپ تاپ ها، تلفن های هوشمند و تبلت ها به خوبی کار کنند. اگر کارمندان تنها بتوانند برنامه های معینی را فقط در کامپیوترهای رومیزی دسترسی داشه باشند ساعت های زیادی را برای انجام کارها از دست خواهند داد.
فناوری های مبتنی بر همکاری- سرمایه گذاری بر روی نرم افزارهای شبکه اجتماعی و استفاده از سرویس های ارتباطی مثل اسکایپ در زمانی که کارمندانتان در شرکت نیستند را قابل دسترس و ارتباط می کند.
کلود- انتقال کسب و کارتان بر روی کلود (ابر) دسترسی و اشتراک کارمندانتان به اسناد را در هر جایی امکان پذیر می کند.
از جلسات مجازی استفاده کنید
فرض کنید کار محول شده به کارمندانتان تکمیل شده و برای بحث در مورد روند پیشرفت کار نیاز به تشکیل جلسه دارد. استفاده از نرم افزاهای مناسب می تواند در تشکیل جلسات آنلاین به شما و کارمندانتان کمک کند و تیمتان در هر کجایی که باشند می توانند همزمان آنلاین شوند و در مورد پیشرفت پروژه ها اطلاع رسانی کنند. این کار سبب می شود جلسات کوتاهترف ایمیل های برگستی کمتر و راندمان بالاتر رود.
از کارمندانتان بخواهید از اپلیکیشن های لیست استفاده کنند
این برنامه های ارزان قیمت مثل Todoist, Wunderlist, Task, and Pocket List اجازه می دهد کارها را بر اساس اولویت ها درجه بندی کنید و مطمئن شوید کارها در زمان مشخص شده انجام خواهد پذیرفت.
بر روی برنامه های چندکاره سرمایه گذاری کنید. به جای آن که برای هر کار یک برنامه طراحی کنید یک برنامه جامع طراحی کنید. این برنامه ها بهره وری کسبو کارتان را افزایش می دهند.
در این مطلب راه های افزایش بهره وری کسب و کار را توضیح داده شد.
منبع: